Ciclo PDCA: mais uma ferramenta para apoiar a gestão de empresas

Edição de maio/2018 – p. 32

Nas edições passadas falamos um pouco sobre as ferramentas de gestão 5W2H e 5S. Ambas de grande importância para apoiar gestores nos processos, projetos e resultados da empresa. Nesta edição a ferramenta escolhida foi o PDCA. O Ciclo PDCA tem o objetivo de promover a melhoria contínua dos processos por meio de 4 ações: Planejar (Plan), Fazer (Do), Checar (Check) e Agir (Act).

Os primeiros fragmentos para surgir a ideia de criação de um ciclo conhecido como PDCA se deram há mais de 300 anos, passando pelo período conhecido como revolução científica, no século XVII, através de pensadores europeus, como Copérnico, Kepler, Telésio e da Vinci. Depois foi aprimorado baseado na inspiração no ciclo de Shewhart, engenheiro americano e que foi o introdutor do controle estatístico para o controle da qualidade e ao longo do tempo vem se aprimorando através do acelerado mercado de trabalho que vivemos.

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O propósito principal do ciclo é não somente encontrar a solução do problema, mas principalmente descobrir as causas geradoras dele e conseguir atacar os fatores de causa, promovendo através de seus ciclos um processo de melhoria contínua dentro das empresas.

A ideia de se usar essa ferramenta é propor desenvolvimento constante a um determinado processo na empresa. Logo que um ciclo é concluído, outro começa e assim sucessivamente até que se alcance um nível de qualidade que atenda às expectativas do cliente.

Um dos principais segredos para sucesso no uso da ferramenta e aplicar uma etapa por vez. Vamos usar um caso fictício como exemplo para facilitar o entendimento:

Suponhamos que em uma fábrica carioca de roupas de praia e piscina a diretoria decidiu abrir uma nova unidade de vendas na região Sul do Brasil. Para isso, uma reunião com os gerentes foi conduzida com o apoio da ferramenta PDCA. O diretor que organizou a reunião a inicia propondo a criação de um planejamento (O “P” do PDCA). A principal ação do plano foi a contratação de 5 vendedores para atacar aquela área do país. Os resultados são esperados em um prazo de 6 meses. Durante esse período foram marcadas algumas reuniões para acompanhar o plano e este foi o período de execução das ações propostas (o “D” do PDCA). A primeira etapa de verificação (o “C” do PDCA) foi agendada para 6 meses após a implementação. O resultado de vendas infelizmente não foi satisfatório. Nesta data, durante a etapa de “check” identificaram duas diferentes falhas durante a execução do plano:

– A primeira delas é que os vendedores não receberam um bom acompanhamento por parte da liderança e se sentiram perdidos para oferecer os produtos aos lojistas.

– A segunda foi que os gerentes acharam que a preferência dos clientes na região Sul era por um tipo diferente de roupas de praia.

É neste exato momento que muitas empresas cometem falhas na aplicação da ferramenta. Decidem sem pensar duas vezes por seguir fazendo as duas mudanças, com base na identificação de causas. Usando o exemplo acima, a maior parte das empresas ao se deparar com esse cenário, contaria com um maior compromisso por parte dos gestores para acompanharem o trabalho dos vendedores e ao mesmo tempo fariam investimentos para realizar mudanças nos modelos de roupas, com objetivo de atender o público-alvo naquela região.

A recomendação do método PDCA é bastante enfática ao sugerir uma mudança de cada vez. Escolhe-se primeiro aquela que faz mais sentido para todos, normalmente também se pondera aquela ação que requer menor investimento e apresenta maiores chances de resultados a curto prazo. Ao realizar uma mudança de cada vez, acredita-se que somente assim será possível ter a certeza de qual era o real problema. Deve-se atacá-lo com ações, concentrando todos os esforços naquela única solução. No próximo ciclo, ao se identificar um novo ofensor, trabalha-se o próximo!

Desta forma, voltando ao nosso exemplo, o mais recomendado seria por primeiro escolhermos melhorar a gestão sobre os vendedores, criaríamos ações para garantir esse plano e o acompanharíamos dentro de um prazo. Se esta mudança sozinha trouxer o número de vendas esperado pela empresa, a outra não será nem mesmo tratada. Caso ela não traga resultados, trabalha-se o outro ofensor identificado e assim consecutivamente, um de cada vez, reiniciando o ciclo do PDCA.

Os ciclos podem ser definidos para rodarem em tempos curtos de forma que sejam reiniciados um após o outro. A disciplina para acompanhar os prazos propostos e comparar os resultados é algo primordial para sucesso na aplicação desta ferramenta. Experimente e poderá se surpreender com os resultados!