Existe uma ideia que parece correta, mas que, na prática, mais atrapalha do que ajuda: a de que todo mundo precisa estar por dentro de tudo.
Por segurança, a gente copia mais pessoas nos e-mails, adiciona gente nos grupos, amplia listas de distribuição e convida participantes extras para reuniões que, muitas vezes, não precisariam de tanta gente. A intenção é boa. Ninguém quer deixar alguém de fora ou correr o risco de falhar por falta de informação.
O problema é que, quando muita gente está envolvida em tudo, pouca gente se sente realmente responsável por alguma coisa.
A comunicação começa a se diluir. As mensagens perdem direção. As decisões ficam mais lentas. E o que parecia colaboração vira excesso.
Nem toda informação precisa chegar a todo mundo. Nem toda conversa exige todos os envolvidos. E nem toda decisão melhora com mais opiniões ao redor.
Saber quem precisa estar e, principalmente, quem não precisa, é parte essencial da comunicação, embora raramente seja tratado assim.
Porque comunicar não é apenas transmitir uma mensagem. É direcioná-la com intenção.
Quando esse filtro não existe, o que deveria facilitar começa a complicar. As pessoas passam mais tempo acompanhando do que executando, mais tempo lendo do que fazendo e mais tempo participando do que decidindo. A rotina fica cheia, mas o resultado nem sempre aparece.
Na gestão de projetos, isso fica evidente. Equipes grandes demais para decisões simples, reuniões com pouca objetividade e trocas de mensagens que geram mais acompanhamento do que ação. Tudo parece organizado, mas o andamento perde ritmo.
Com o tempo, esse excesso cansa. Não necessariamente pelo volume de trabalho, mas pela falta de clareza sobre o que realmente importa.
Comunicar bem também é reduzir. É escolher melhor quem precisa estar envolvido, ajustar o alcance das mensagens e evitar incluir mais pessoas do que o necessário.
Incluir todo mundo em tudo não melhora a comunicação. Só espalha a responsabilidade.
E, quando a responsabilidade se espalha demais, o resultado costuma desaparecer.
Comunicar bem não é alcançar todo mundo. É alcançar as pessoas certas.
Este é o segundo texto da série de maio, dedicada à gestão de comunicação e pessoas. Nas próximas semanas, vamos explorar outros pontos do dia a dia que ajudam a explicar por que, mesmo nos comunicando tanto, ainda enfrentamos tantos ruídos.
Até lá!
Autor
