5W2H

Edição de março/2018 – pág. 16

5W2H

O 5W2H surgiu no Japão e deve ser usada na etapa de planejamento de qualquer demanda. A letra W representa às iniciais em inglês de What (O quê), Why (Por quê), Where (Onde), When (Quando) e Who (Quem). Já o 2H faz menção às iniciais de How (Como) e de How much (quanto).

Diante de qualquer situação que requeira um certo planejamento, experimente usar essa ferramenta e ao receber as respostas para essas perguntas, perceberá que se tornará mais fácil dedicar esforços onde realmente é necessário.

O 5W2H pode ser usado nos caráteres “Investigativo” ou de “Plano de Ação”.

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Quando usado em caráter investigativo, ele ajuda a descobrir a causa raiz de um problema.

Já quando usado em caráter de Plano de Ação a ferramenta ajuda a obter maior controle sobre as tarefas e sobre os prazos a serem cumpridos. Importante dedicar algum tempo para reunir as pessoas envolvidas e usar a ferramenta com todos presentes. Geralmente o grupo torna o contexto muito mais completo.

Agora vamos exemplificar através de um caso fictício a aplicação da ferramenta 5W2H em um caso investigativo:

O colaborador João chega a mesa do seu gerente informando que vem notando um aumento considerável nos custos com papéis para impressora em seu departamento de trabalho. Ele não sabe informar a causa. Seu gerente decide aplicar o 5W2H para compreender melhor o que pode estar acontecendo. Decide reunir os 3 outros colegas que trabalham junto com o João no mesmo departamento para um rápido bate papo de 20 minutos, inicia com as primeiras perguntas e vai anotando as respostas:

O que está acontecendo com as resmas de papel da área de vocês pessoal? (What)

A primeira resposta foi: “Realmente estamos percebendo que as folhas estão acabando muito rápido….”

E então ele prossegue: Mas, porque (Why)?

Um segundo colega responde timidamente: É porque o pessoal da área de vendas vem precisando pegar papéis para distribuir aos seus 20 vendedores. Eles estão com budget reduzido para compra de papéis e estão em uma fase de negociação com a nova gerência.

Gerente: Onde pegam os nossos papéis (Where)?

João: No armário da impressora central.

Gerente: Quando isso acontece (When)?

João: Às quartas e sextas, após a nossa reunião.

Gerente: Quem está fazendo isso (Who)?

João: O Antônio, supervisor dos vendedores.

Gerente: Como ele consegue acesso ao armário (How)?

João: Pegando a chave com a Sara e ela está anotando as quantidades que ele retira, pois vai devolver assim que conseguir verba para comprar na área dele.

Gerente: Que quantidade já foi retirada até agora (How much)?

João: Três resmas de papel no total.

Observem que muito rapidamente o gerente conseguiu saber detalhes sobre o que estava acontecendo e poderá conversar com a gerência da outra área para resolver o ponto.

Já no outro formato de aplicação do 5W2H, chamado de “plano de ação”, a ferramenta será usada em situações mais planejadas, normalmente se agenda uma reunião para discutir um problema, suas causas, ações e cada letra “W” e “H” dos 5WH2 passa a ter um propósito voltado para ações futuras ao invés de passadas, por exemplo:

No investigativo se pergunta: “quem fez, quando aconteceu, onde ocorreu”.

No Plano de Ação se pergunta: “Quem será o responsável, quando a ação será executada, onde vai acontecer”.

No caráter de Plano de Ação o resultado sempre será a criação de um cronograma, uma planilha com colunas contendo nomes dos responsáveis, suas ações e prazos. No caso do investigativo, são perguntas rápidas, diante de situações imprevistas, do dia a dia e o gestor pode usar um bloco de papel para anotar ou mesmo somente fazer perguntas e já sair com decisões imediatas.

Para garantir a sua eficácia no formato de plano de ação, é recomendável terminar a reunião com um prévio agendamento das 3 próximas reuniões, possibilitando se realizar follow-up em cada uma das ações contidas no cronograma.

Afinal, a ferramenta só será válida se trouxer resultados para a companhia!