5W2H

5W2H

Edição de março/2018 – pág. 16

5W2H

 

Da série “Ferramentas de gestão”

Vamos iniciar neste mês de março uma série de 3 artigos que abordam o tema “Ferramentas de Gestão”. Quais empresários ou gestores nunca pensaram em promover mudanças e acabam muitas vezes não sabendo por onde começar? Pois então! O mercado oferece ferramentas que são bastante conhecidas pelos administradores e/ou por líderes em atividade. Porém, não é todo empreendedor que teve a oportunidade de obter conhecimento teórico administrativo e certamente as dicas que vamos trazer nas próximas edições podem ajudar o seu negócio a ter mais sucesso!

Não importa se estamos falando de um microempresário ou o CEO de uma multinacional, mas quando o assunto é controlar resultados e realizar um bom trabalho de gestão, ele se torna interessante a todos.

Existem algumas ferramentas que ao longo do tempo foram sendo desenvolvidas e escolhidas pelas grandes corporações para servirem como ferramentas de apoio aos gestores, no que diz respeito a análise e gestão de processos e resultados.

O conhecimento sobre como usar essas ferramentas foi se aprimorando e se multiplicando ao longo do tempo. Empresas promovem cursos para ensinar seus funcionários a usarem ferramentas de gestão.

Os países asiáticos atuam como berço de muitas delas, em função de sua indiscutível disciplina para lidar com processos e alcance de altos índices de produtividade, na maior parte dos setores de mercado.

As grandes empresas são por sua vez grandes incentivadoras do uso dessas ferramentas de gestão, assim como são as principais responsáveis por colocar no mercado profissionais motivados e treinados a usarem tais técnicas.

Contudo, atualmente qualquer pessoa com um pouco de interesse e dedicação consegue facilmente acesso a excelentes conteúdos, lhe possibilitando gerir o seu negócio com maiores chances de sucesso, através do uso de algumas ferramentas.

Nas próximas edições vamos dar dicas de 3 das diversas ferramentas que são utilizadas pelo mercado de uma forma geral, sendo que a primeira delas, escolhida para esta edição de Março foi a 5W2H.

O 5W2H surgiu no Japão e deve ser usada na etapa de planejamento de qualquer demanda. A letra W representa às iniciais em inglês de What (O quê), Why (Por quê), Where (Onde), When (Quando) e Who (Quem). Já o 2H faz menção às iniciais de How (Como) e de How much (quanto).

Diante de qualquer situação que requeira um certo planejamento, experimente usar essa ferramenta e ao receber as respostas para essas perguntas, perceberá que se tornará mais fácil dedicar esforços onde realmente é necessário.

O 5W2H pode ser usado nos caráteres “Investigativo” ou de “Plano de Ação”.

Quando usado em caráter investigativo, ele ajuda a descobrir a causa raiz de um problema.

Já quando usado em caráter de Plano de Ação a ferramenta ajuda a obter maior controle sobre as tarefas e sobre os prazos a serem cumpridos. Importante dedicar algum tempo para reunir as pessoas envolvidas e usar a ferramenta com todos presentes. Geralmente o grupo torna o contexto muito mais completo.

Agora vamos exemplificar através de um caso fictício a aplicação da ferramenta 5W2H em um caso investigativo:

O colaborador João chega a mesa do seu gerente informando que vem notando um aumento considerável nos custos com papéis para impressora em seu departamento de trabalho. Ele não sabe informar a causa. Seu gerente decide aplicar o 5W2H para compreender melhor o que pode estar acontecendo. Decide reunir os 3 outros colegas que trabalham junto com o João no mesmo departamento para um rápido bate papo de 20 minutos, inicia com as primeiras perguntas e vai anotando as respostas:

O que está acontecendo com as resmas de papel da área de vocês pessoal? (What)

A primeira resposta foi: “Realmente estamos percebendo que as folhas estão acabando muito rápido….”

E então ele prossegue: Mas, porque (Why)?

Um segundo colega responde timidamente: É porque o pessoal da área de vendas vem precisando pegar papéis para distribuir aos seus 20 vendedores. Eles estão com budget reduzido para compra de papéis e estão em uma fase de negociação com a nova gerência.

Gerente: Onde pegam os nossos papéis (Where)?

João: No armário da impressora central.

Gerente: Quando isso acontece (When)?

João: Às quartas e sextas, após a nossa reunião.

Gerente: Quem está fazendo isso (Who)?

João: O Antônio, supervisor dos vendedores.

Gerente: Como ele consegue acesso ao armário (How)?

João: Pegando a chave com a Sara e ela está anotando as quantidades que ele retira, pois vai devolver assim que conseguir verba para comprar na área dele.

Gerente: Que quantidade já foi retirada até agora (How much)?

João: Três resmas de papel no total.

Observem que muito rapidamente o gerente conseguiu saber detalhes sobre o que estava acontecendo e poderá conversar com a gerência da outra área para resolver o ponto.

Já no outro formato de aplicação do 5W2H, chamado de “plano de ação”, a ferramenta será usada em situações mais planejadas, normalmente se agenda uma reunião para discutir um problema, suas causas, ações e cada letra “W” e “H” dos 5WH2 passa a ter um propósito voltado para ações futuras ao invés de passadas, por exemplo:

No investigativo se pergunta: “quem fez, quando aconteceu, onde ocorreu”.

No Plano de Ação se pergunta: “Quem será o responsável, quando a ação será executada, onde vai acontecer”.

No caráter de Plano de Ação o resultado sempre será a criação de um cronograma, uma planilha com colunas contendo nomes dos responsáveis, suas ações e prazos. No caso do investigativo, são perguntas rápidas, diante de situações imprevistas, do dia a dia e o gestor pode usar um bloco de papel para anotar ou mesmo somente fazer perguntas e já sair com decisões imediatas.

Para garantir a sua eficácia no formato de plano de ação, é recomendável terminar a reunião com um prévio agendamento das 3 próximas reuniões, possibilitando se realizar follow-up em cada uma das ações contidas no cronograma.

Afinal, a ferramenta só será válida se trouxer resultados para a companhia!