COLUNA NOSSA GENTE || Desenvolvimento Humano na Gestão de Projetos || Raquel Cadais Amorim
Há alguns anos, um amigo que morava em Dublin – Irlanda, viveu uma situação muito inusitada. Depois de 5 anos sem ver os pais, não podia aguentar a ansiedade da espera para abraçá-los novamente e entre lágrimas e sorrisos de alegria, em mais uma ligação de facetime, seu cérebro registrou a data, 13, e o horário, 6pm. Os dias que se seguiram foram recheados de alegrias e sonhos. E o dia 13 chegou, o sol brilhava mais, as árvores estavam mais verdes, o céu mais azul, os passarinhos entoavam uma deliciosa melodia… Lanches, faixas de boas-vindas, balões, muitos balões, presentes… A hora chegou, toda família no aeroporto, meu amigo com uma linda faixa e balões nas mãos, as crianças em frenesi pela chegada dos avós, tudo estava pronto! Os minutos se passavam e nada, pessoas iam e vinham e nada, aviões chegavam e partiam e nada… Então, resolveu ligar, já estava muito preocupado. Ligou para a irmã que não atendeu e a preocupação aumentou ainda mais. Com o coração na mão, arriscou e ligou para o pai que de pronto atendeu, sentado na sua confortável poltrona de casa. Meu amigo atordoado não entendia. E foi então que, às gargalhadas, seus pais confirmaram o dia 13 como data de voo, mas do mês seguinte!
Dentro do vasto campo de Gestão de Projetos, um assunto com muita importância, mas, por diversas vezes, preterido é a Comunicação. A Comunicação é essencial para o sucesso de qualquer projeto ou relação, pois afeta todas as áreas desde a definição de requisitos do projeto até a entrega; do contato com a equipe às expectativas dos stakeholders (pessoas, empresas ou instituições que têm algum tipo de interesse na gestão e nos resultados de um projeto ou organização, influenciando ou sendo influenciadas – direta ou indiretamente).
A comunicação clara é eficaz, promove a colaboração, reduz os riscos, mantém as partes interessadas envolvidas e apoia a tomada de decisões informadas ao longo de todo o ciclo de vida do projeto. As etapas são fáceis de seguir e com treino, vai tornar sua vida muito mais leve.
1- Defina expectativas claras: Deixe claro a todos o que é esperado deles;
2- Estabeleça canais de comunicação abertos: Seja por mensagem, e-mail, ligação ou pessoalmente. Mantenha contato e, sempre que necessário, tirem dúvidas e compartilhem informações;
3- Mantenha todos informados: À medida que o projeto avança, mantenha todos atualizados sobre o progresso. Qualquer mudança de plano ou problemas inesperados devem ser comunicados imediatamente;
4- Adapte seu estilo de comunicação: Umas das etapas mais importantes para mim, pois nem todos se comunicam da mesma maneira. Uns preferem mensagens curtas e diretas, enquanto outros de conversas mais detalhadas. Esteja atento às preferências individuais e adapte-se às necessidades de cada um;
5- Ouça atentamente: A comunicação não é apenas sobre falar, mas também sobre ouvir. Esteja aberto a feedback e perguntas. Isso garante que todos estejam na mesma página e os ruídos, que prejudicam os processos, sejam silenciados.
Ao implementar essas práticas, podemos transformar a comunicação em uma ferramenta poderosa para impulsionar o sucesso de nossos projetos. No fim das contas, a história do meu amigo em Dublin nos ensina algo importante: conversa é tudo! Pensa só: se a comunicação é falha, até os melhores planos podem ir por água abaixo.
Então, que tal levar essa lição para a vida? Definir expectativas claras, manter canais abertos, ficar sempre ligado nas novidades, se adaptar ao jeito de cada um e, é claro, ouvir de verdade. Assim, a gente evita os mal-entendidos, mantém a todos na mesma página e faz os projetos fluírem como um rio. Já sabe: quando pintar uma dúvida ou uma ideia brilhante, não custa nada abrir o jogo. Afinal, conversando a gente se entende, né?
Até a próxima!
